Valmennusbisneksessäkin törmään monesti siihen, että valmentaja koettaa estää asiakkaita tekemästä tiettyjä virheitä. Virheet kuitenkin opettavat ihmisiä parhaiten ja näin ollen ovat osittain myöskin välttämättömiä. Valmentajana kuitenkin aina toivon, että virheiden välttämisen sijaan asiakas oppisi tunnistamaan virheet mahdollisimman äkkiä, heillä olisi heti työkaluja virheen korjaamiseksi ja ettei asiakas harhautuisi pahimmillaan vuosiksi tekemään väärää asiaa.

Olen myös miettinyt montun lakia, joka meidän kaikkien tulisi oppia mahdollisimman varhain – nostaa käsi virheen merkiksi, sillä montun laki on, että huomatessasi olevasi montussa, pitäisi ymmärtää lopettaa kaivaminen. Tiedät olevasi montussa, kun kovasta touhukkuudestasi huolimatta, aina vain synkkenee. Jos teet väärää asiaa oikein, väärän asian tekeminen kovempaa ei auta. Ensimmäinen asia on tehdä oikeita asioita ensin huonosti ja sitten paremmin.

Tunnetko oman bisneksesi numerot?

Vaikka sinulla olisi yhden henkilön firma, täytyy sitä jollain tavalla mitata. Liiketoimintaa mitataan ja johdetaan aina numeroilla. Jos et näe tai ymmärrä bisneksesi numeroita, joudut tehdä kaikki päätökset fiiliksellä. Mitä veikkaat, että siinä käy? Riippuu varmaan fiiliksestä.

Jos aiot rakentaa bisnekseesi jonkinlaisen systeemin ja optimoida sitä, se täytyy tehdä mittaamalla jotakin. Prosesseja muutetaan seurannan jälkeen, mutta ensin pitää tietää mitä seurataan. Jos tehdään fiilispohjalta ja tekeminen muuttuu jatkuvasti tunnetilojen mukaan, yrityksessä ei tiedetä, miten tekeminen vaikuttaa liiketoimintaan. Vuoden päästä voidaan katsella, että mitähän mahtoi tulla. Mitä veikkaatte, että kävi?

Tämän takia me tarvitsemme tulostaulun, jonka avulla liiketoiminnan kehittymistä seurataan. Tulostaulusta seuraatte, miten yrityksellä menee ja pystytte luoda strategian tulevaisuutta varten.

Jos pelkästään kirjanpidon ymmärtäminen takaisi menestymisen ja vaurastumisen liiketoiminnassa, kaikkien kirjanpitäjien tulisi olla rikkaita.

Suomalaiset yrittäjät tekevät suurimmaksi osaksi kirjanpitoa, koska verottaja ja laki vaativat. Kirjanpidosta tulisi kuitenkin olla kiinnostunut sen tarjoaman tiedon takia ja tarkastella aina vähintäänkin seuraavia asioita, sen sisältämien lukujen myötä:

• Missä mennään?
• Mitä kannattaa tehdä seuraavaksi?
• Mitä tehdään enemmän?
• Mitä tehdään vähemmän?
• Mitä ei tehdä enää ollenkaan?
• Mikä toimi? Mikä ei toiminut?

Liiketoimintaa ei kannata kasvattaa, ennen kuin se on terve. Jos yrityksesi on tappiollinen, niin skaalatessasi liiketoimintaa huonoilla numeroilla, yrityksesi on todennäköisesti tappiollisempi tämän jälkeen. Ikään kuin kasvatettaisiin syöpää itsestään. Sama koskee haarakonttorien ja franchise-yritysten laajentamisessa. Ensin täytyy olla toimiva malli, joka kopioidaan. Muuten sinulla on yhtä monta rikkinäistä bisnestä, kuin kopioita on.

Kirjanpitoraportit eivät itsessään kerro juuri mitään, sillä ne tehdään verottajaa varten, eikä yrityksen johtoa ajatellen. Pyydä kirjanpitäjältäsi niitä numeroita ja raportteja, joita tarvitset liiketoimintasi johtamiseen.

Tiedosta ensin, mitkä numerot ovat liiketoiminnassasi tärkeimmät ja fokusoi niihin. Muista kommunikoida nämä myös omalle tiimillesi ja mitatkaa näitä yhdessä. Mittauksen jälkeen muutatte toimintaa ja mittaatte uudestaan. Tämän jälkeen taas muutatte toimintaa ja mittaatte uudestaan. Pyri luomaan yritykseen kulttuuri loputtoman parantamisen jatkumosta.

Älä hyvä ihminen elä menneisyydessä!

Monessa yrityksessä katsotaan aina edellisten kausien numeroita. Se on sama asia, kun ajaisit autolla ja navigaattori käskee kääntyä vasemmalle. Käännytkö mieluummin nyt vai kahden kuukauden päästä? Eli älä tee samoin ohjatessasi liiketoimintaa vanhojen numeroiden perusteella. Jos nyt eletään kesäkuuta ja ensi kuussa on heinäkuu, ei varmasti kannata asettaa tavoitteita huhtikuun pohjalta.

Sama koskee myös vuoden takaisiin numeroihin vertaamista. Se, mitä tapahtui vuosi sitten ja näihin numeroihin vertaaminen syö yritysten kunnianhimoa. Ethän haluaisi verrata omia henkilökohtaisen talouden lukuja keskivertosuomalaisen numeroihin, vaan ennemmin vaikkapa top 10 % ja miettiä, mitähän he siellä huipulla mahtavat touhuta?

Mitä lukuja tulisi seurata?

Minkälaisen kirjanpitäjän toimittaman raportin pitäisi olla, jotta siitä olisi jotain hyötyä? Mitä nopeammin toimitat aineiston kirjanpitäjälle, sitä nopeammin saat raportin itsellesi – eikö vain? Pyydä myös viimeiset rullaavan 12 kk luvut mukaan raporttiin, jotta saat tehtyä näistä aikaiseksi trendejä ja ymmärrät paremmin, mitä bisneksessäsi tapahtuu.  Tämän lisäksi tulisi seurata vähintäänkin viittä asiaa: varasto, myynti, kulut, voitto ja kassavirta.

Varasto tulisi saada pienenemään. Myynnin ollessa voitollista, liiketoiminta tulisi saada kasvamaan. Jos myynti taas aiheuttaa tappiota, älä hyvä ihminen kasvata enempää. Kulut taas olisi hyvä saada pienenemään, jos tuotto on huonoa. Voittoa pitäisi aina pyrkiä saamaan enemmän, kassavirtaa kasvattaa ja nopeuttaa.

Olen monta kertaa katsonut firman kuluja, kun kaverit valittavat huonoa tuottoa. Ensimmäinen askel tällaisessa tilanteessa on erotella kahdet kulut: liiketoiminnan kulut ja yrittäjän omat kulut. Monesti yritys saattaa tosiasiassa tuottaa vaikkapa 20 % voittoa, mutta yrittäjän yritykselle jyvittämät kulut syövät viivan alle jäävää lukua. Voihan toki yritykselle tilata 20 erilaista aikakausilehteä, jotta asiakkailla on sitten mukava istua kahvihuoneessa ja katsella niitä. Kulut, jotka eivät ole firman toiminnan kannalta kriittisiä, kannattaa käydä läpi.

Tiedätkö, mikä on yleisin perisuomalaisen yrittäjän sykli? Se kestää 11,5 kuukautta – tehdään persreikä ovaalilla töitä, että saadaan ensin firmalle tulosta. Viimeiset kaksi viikkoa syklistä mietitään kuumeisesti, minne se voitto hävitettäisiin, ettei tarvitse maksaa veroja. Mitä kaikkea voisi vielä ostaa, mikä menisi kuluksi? Ja sitten rahoittajan juttusilla selitellään hyvää kasvuvaihetta, vaikka luvut näyttävät ihan muuta.

Ja entä kassavirta? Jos kassa on tyhjä, siihen on yleensä kolme syytä:

1) Rahat eivät tule asiakkailta. Ei joko ollenkaan tai sitten liian hitaasti.

2) Maksat liikaa ulos, eli yrityksellä on liikaa kuluja. Käy läpi palvelusi, joita et oikeasti käytä tai tarvitse.

3) Varasto on liian suuri. Viimeisen 20 vuoden aikana monet isot bisnekset ovat hieroneet varastonsa pienemmäksi, jopa liian pieniksi. Pitäisikö heistä ottaa mallia?

Jos et pidä kirjanpitäjäsi lähettämistä numeroista, on hyvä vaihtaa toimintaa ja asioita, jotka aiheuttavat numerot. Jos heittäydyt valittamaan, että kaikki on jonkun muun vikaa ja olet vain pakosta ajautunut tällaiseen tilanteeseen, julistaudut tällöin uhriksi. Ja maailmasta ei löydy yhtäkään rikasta uhria.